CREATING A TEAM

Dibuat dan disadur oleh : MM53
Suatu tim dibentuk dengan menspesifikasi suatu tujuan dan juga dengan cara merancang suatu keanggotaan yang mempunyai atau berkeinginan untuk mengembangkan kapabilitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Kapabilitas yang relevan sangat dibutuhkan untuk melakukan tugas tim dan juga untuk membuat anggota dapat bekerja sama secara efektif.

Sebelum mulai bekerja, sebuah tim harus menetapkan beberapa pertanyaan. Pertama, kemana tujuan sebuah tim dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut where is the team headed and what must it do to get there? Hal ini berarti penetapan tujuan (goal) tim, memastikan bahwa seluruh anggota tim mempunyai tujuan yang sama, dan meidentifikasi tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Kedua, siapa saja anggota sebuah tim (who are the team members) ? Ini berarti mengidentifikasi kemampuan dan pengalaman serta mendeterminasi apakah hal tersebut akan dapat membantu tim dalam mencapai tujuannya. Penyesuaian perlu dilakukan apabila kemampuan dan pengalaman anggota tim tidak mencukupi untuk mencapai tujuan tim. Ketiga, bagaimana tim akan melakukan pekerjaannya (how will the team do its work) ? Hal ini membutuhkan pengembangan dalam kebijakan-kebijakan mengenai bagaimana anggota tim bekerja sama untuk mencapai tujuan. Kebijakan ini berasal dari konsep saling ketergantungan dan kontras dengan saling ketergantungan antar anggota. Keempat, apa yang memperkuat prestasi/kinerja tim (what enhance the team’s performance) ? Hal ini memperlihatkan bagaimana faktor-faktor yang memfasilitasi tingginya kinerja ditetapkan dan di dukung, dan bagaimana factor yang mengurangi kinerja dihindari. WHERE IS THE TEAM HEADED? “Kemana tujuan sebuah tim” berarti “apakah yang menjadi tujuan (goal) tim”. Pertanyaan ini dimaksudkan untuk menetapkan visi dari tujuan yang ini diraih sebuah tim, hal ini pulalah yang mengikat sebuah tim dan membuat mereka tetap bersatu selama proses pencapaian tujuan. Namun hal ini kadang kala sering tidak dilakukan, artinya seringkali anggota tim merasa bahwa tujuan mereka sudah jelas dan sejalan sehingga mereka meneruskan tanpa berdiskusi. Walaupun tim telah diberikan definisi tujuan secara jelas, tetap terdapat kemungkinan ada anggota tim yang keliru. Tim yang diberikan tujuan yang tidak jelas, akan menyebabkan seluruh anggota keliru dan tidak menyadari tujuan tersebut. Hal ini akan menyebabkan ketidak efektifan dalam menjalankan tugas yang akan membuat tim menyimpang dari tujuan sebenarnya. Oleh karena itu setiap anggota tim harus mengerti dengan benar apa yang menjadi tujuan tim. Selain itu setiap anggota tim harus menyadari bahwa tujuan dapat diraih dalam tingkat kualitas yang berbeda-beda: rendah, rata-rata, atau tinggi. Tim harus menentukan tingkat mana yang harus mereka raih. Menentukan langkah yang terbaik untuk mencapai tujuan dapat menjadi suatu tantangan tersendiri, biarpun tim tersebut sudah diberikan tugas tertentu secara jelas. Kata “terbaik” pada konsep diatas dapat diartikan sebagai: paling efisien, paling memuaskan untuk seluruh anggota tim, keterampilan dan pengalaman anggota yang paling tepat, dan yang paling mungkin untuk meraih visi dari tim. WHO ARE THE TEAM’S MEMBERS? Membentuk suatu tim terdiri dari dua proses, yaitu pada saat anggota yang bersifat individu menjadi suatu unit pelaksana (yaitu tim), sedangkan proses kedua adalah pada saat tim tersebut mulai untuk mengejar suatu tujuan. Untuk dapat melaksanakan kedua proses tersebut, maka dibutuhkan dua tipe keterampilan/keahlian, yaitu: Keterampilan ini dibutuhkan untuk menjalankan tugas tertentu yang harus dilakukan dalam upaya mencapai tujuan. Contoh: keterampilan bermain musik yang harus dipunyai oleh pemusik. Keterampilan ini memungkinkan anggota untuk dapat saling berinteraksi dalam rangka memudahkan pengerjaan tugas dan kemajuan dalam meraih tujuan. Keterampilan sosial diharapkan dapat membuat anggota tim untuk berdiskusi untuk menentukan keterampilan apa yang harus mereka sumbangkan, bagaimana cara terbaik untuk mengkoordinasi kegiatan mereka, dan bagaimana cara terbaik untuk memecahkan masalah mengenai perbedaan pendapat.Bermacam-macam keterampilan sosial sangat dibutuhkan dalam menjalankan sebuah tim, termasuk didalamnya adalah keterampilan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, negosiasi, tawar-menawar, perencanaan, dan komunikasi, serta keterampilan untuk menjalankan rapat yang produktif. Pengalaman bisa berguna maupun tidak berguna untuk tim baru tergantung dari apa yang telah dipelajari oleh anggota kelompok. Pengalaman positif yang dahulu pernah diperoleh dapat menjadikan individu mengerti seberapa efektif suatu tim bekerja. Akan tetapi pengalaman dapat pula memberikan akibat negative apabila pengalaman itu berisi ketidakpuasan atau bahkan mungkin kegagalan. Tidak semua pengalaman nersifat relevan, seberapa bergunanya pengalaman tergantung dari apa yang dipelajari orang tersebut dan seberapa baik pengalaman tersebut untuk digunakan dalam situasi yang baru atau berbeda. Langkah tim dalam mencapai tujuannya melibatkan pengerjaan tugas oleh setiap anggota yang menggerakkan tim menuju tujuannya. Kerjasama tim biasanya dapat dilihat dari tingkat saling ketergantungannya. Saling ketergantungan merupakan jantung dari kerjasama tim. Hal inilah yang menjadi tim dengan rasa ketergantungan menjadi lebih baik dibandingkan sekelompok orang dengan jumlah anggota yang sama namun bekerja secara individual. Akan tetapi rasa saling ketergantungan yang efisien bisa jadi sangat sulit untuk diperoleh dan dijaga. Terdapat tiga ilustrasi skenario mengenai dampak dari rasa saling ketergantungan: Sebuah tim dengan anggota lima orang diharapkan untuk menyelesaikan laporan tentang lima produk dari lima perusahaan yang sedang bersaing. Pada skenario ini, semua anggota tim berkumpul dan memutuskan bahwa setiap anggota masing-masing menganalisa satu perusahaan dan produknya. Dalam skenario ini ada dua anggota yang bekerja lebih lama dari anggota lainnya, sedangkan satu orang kesulitan dalam mencari informasi. Setelah semua selesai, laporan-laporan tersebut dijadikan satu. Hasilnya adalah (dengan skala 0 – 10, 0 berarti gagal dan 10 berarti sukses) nilai 10 untuk menyelesaikan laporan 5 untuk kualitas, dan 4 untuk lama waktu pengerjaan. Sama seperti pada skenario 1, masing-masing anggota diminta menganalisa satu perusahaan. Bedanya, dalam tim ini dipilih satu ketua yang kemudian merumuskan dua panduan dalam bekerja. Pertama, adalah kerjasama antar setiap anggota melalui berbagai cara yang memungkinkan, sehingga tercapai kualitas yang tinggi dalam waktu yang singkat. Kedua, bagi anggota yang mempunyai keterampilan dan pengalaman untuk menggunakan kemampuannya untuk membantu anggota yang lain. Hasil yang didapat adalah 10 untuk menyelesaikan laporan, 8 untuk kualitas, dan 9 untuk waktu pengerjaan. Hampir sama seperti skenario 2, yaitu masing-masing anggota membuat laporan tentang satu perusahaan dan juga dipilih satu ketua tim. Akan tetapi pada scenario ini, banyak hal-hal yang merugikan kerjasama tim. Pertama, adanya anggota yang kurang puas karena tidak terpilih menjadi ketua, padahal dia merasa lebih berpengalaman, hal ini menyebabkan dia enggan untuk berbagi dengan anggota lainnya. Selain itu salah satu anggota lebih condong membantu tim lain, karena dia merasa bahwa di tim tersebut lebih penting untuk peningkatan karirnya. Berdasarkan kondisi tersebut, maka terjadi penurunan kinerja dan meningkatkan frustasi di dalam tim. Hasil yang dicapai tim ini adalah 10 untuk menyelesaikan tugas, 3 untuk kualitas laporan, dan 2 untuk waktu penyelesaian. yaitu adalah tujuan tersembunyi yang dipunyai oleh anggota tim untuk dirinya sendiri, yang bukan merupakan tujuan utama dari tim tersebut. Hal ini dapat menimbulkan dampak negatif bagi performa tim. Terdapat dua cara untuk mengembangkan dan menjaga rasa saling keterkaitan: Hal ini mengacu kepada bagaimana tugas tim atau akitivas yang berhubungan dengan tugas diatur guna meningkatkan rasa saling ketergantungan. Ketergantungan secara struktural dapat dibagi dua: ketergantungan diantara anggota tim dapat dibangkitan melalui beberapa strategi yang melibatkan bagaimana tim menjalankan tugasnya: Perlengkapan dapat menciptakan saling ketergantungan. Sebagai contoh, dalam suatu permainan yang terdiri dari dua orang, satu orang bertugas untuk mengendalikan kemudi, sedangkan yang lainnya bertugas mengendalikan rem. Hal ini tentunya harus ada saling ketergantungan agar dapat berjalan dengan baik. Menetapkan tanggung jawab ke seluruh anggota tim untuk meraih tujuan tim. Hal ini merupakan tanggung jawab bersama. Sebagai contoh, pelatih atletik memberikan hukuman kepada seluruh anggota tim apabila ada sebagian dari mereka yang tidak mencapai standar latihan yang diberikan. Strategi ketiga melibatkan peraturan yang dapat meningkatkan rasa saling ketergantungan. Sebagai contoh, peraturan dapat menetapkan tentang perlunya untuk membagi sumber daya, saling membantu antar sesama, bergantian giliran, memilih jawaban terbaik yang dihasilkan tim. Aturan mengenai bagaimana sumber daya yang berbeda akan digunakan oleh anggota tim dalam rangka mengembangkan rasa saling ketergantungan. Apabila masing-masing anggota tim hanya mempunyai satu keterampilan untuk mengerjakan tugas, maka saling ketergantungan/kerjasama adalah esensi untuk menyelesaikan tugas tersebut. Anggota tim harus membantu satu sama lain. menyangkut masalah mengenai apakah hasil akhir merupakan kerja tim secara keseluruhan atau kerja tim secara individual. Hasil akhir dapat dijadikan sarana untuk meningkatkan saling ketergantungan. Apabila pengukuran hasil akhir mereflesikan performa tim sebagai satu kesatuan, dibandingkan performa secara individu, maka rasa saling ketergantungan menjadi meningkat. Selain itu penugasan disertai dengan imbalan untuk tim secara keseluruhan juga akan meningkatkan rasa saling ketergantungan. Contohnya adalah pemberian bonus untuk seluruh anggota tim, peningkatan gaji untuk seluruh anggota tim. Namun untuk dapat mencapai hal tersebut, maka saling ketergantungan harus dapat diciptakan terlebih dahulu. Karena itu sebaiknya tim menetapkan beberapa aturan berikut: Setiap anggota tim saling membantu dengan cara memberikan kritik, baik secara verbal maupun tertulis. Selain itu, tim harus mengenali perbedaan keterampilan dari setiap anggotanya, tim juga harus menetapkan bahwa keterampilan masing-masing anggota harus bisa membantu anggota lainnya yang membutuhkan. Masing-masing anggota tim harus pula berkonsultasi dengan karyawan lain di divisi mereka, lalu hasil konsultasi tersebut dibagikan pula ke seluruh anggota tim dalam diskusi tim. Desain dan laporan, yang merupakan karya dari tim, harus diakui dan dipresentasikan sebagai produk dari tim. Apabila bonus diberikan sebagai kompensasi dari hasil kerja, maka harus diberikan kepada tim sebagai satu kesatuan bukan hanya kepada anggota yang berprestasi saja, apabila hal ini dilakukan maka rasa saling ketergantungan akan semakin meningkat. Behavioral Interdependence Hal ini berfokus kepada seberapa banyak rasa saling ketergantungan secara aktual terjadi. Terdapat pula indikasi bahwa perilaku untuk saling ketergantungan (behavioral interdependence) bisa jadi tidak berhubungan dengan bagaimana tugas ataupun hasil performa yang telah disusun sebelumnya. Karena walaupun tugas dan hasil yang ingin dicapai disusun sedemikian rupa guna meningkatkan rasa saling ketergantungan, respon masing-masing individu bisa bermacam-macam dalam menerapkan hal tersebut. Sebagai contoh, meskipun rencana tugas telah dirancang untuk memperoleh rasa saling ketergantungan secara optimal, satu atau dua anggota mungkin saja menolak dan bertindak secara individu. Sebagai konsekuensinya, menaksir seberapa besar tingkat ketergantungan dan tingkat individualisme sangat penting dilakukan. Keterlibatan anggota adalah penting untuk setiap prestasi kelompok, terutama ketika para anggota kelompok bebas. Satu anggota dalam kelompok bila tidak dilibatkan dapat mengganggu segala proses orientasi tujuan kelompok. Tidak adanya keterlibatan anggota kelompok tidak hanya kehilangan untuk kelompok, yang melibatkan anggota kontribusi untuk meraih tujuan kelompok, itu juga menghasilkan kemarahan di dalam kelompok yang lain, sering kali menghasilkan sesuatu penurunan yang menyeluruh didalam usaha. Kepuasan atau ketidakpuasan dapat diperoleh dari satu atau kombinasi dari sumber: Adanya harapan dari masing-masing anggota kelompok untuk bergabung dalam satu kelompok. Anggota mendapat pengalaman yang puas dan / atau tidak puas . kepuasan dapat dating dari penggunaan suatu keahlian untuk memajukan kelompok kearah tujuan, dari pembelajaran keahlian baru, atau dari meningkatkan apa yang telah ada. pertimbangan adaah pengalaman anggota’ megetahui dan mengenalikontribusi lainnya untuk prestasi kelompok. sumber utama dari kepuasan, ketika tujuan kelompok adalah mencapai pada atau diatas tingkat keinginan dari kualitas. Perbedaan anggota karakteristik kelompok. Anggota akan memilih karena secara implicit atau eksplisit mereka berbeda. Mereka mempunyai keahlian yang berbeda, perbedaan pendapat, perbedaan kepribadian, dan perbedaan latar belakang. Dimana perbedaan adalah sumber dari kekuatan, itu juga menantang. Perbedaan dalam tafsiran dari tujuan kelompok harus menjadi identifikasi dan tunggal, membagi secara bersama perspective pengembangan. Perbedaan aktivitas relevan untuk mencapai tujuan kelompok harus diidentifikasi dan dikoordinasikan pada kebiasaan dimana fasilitas tujuan prestasi. ilustrasi, point kunci siapa yang sering memilih dan merancang yang memiliki asumsi aturan kepemimpinan, beberapa dari mereka pitfall untuk menghindari dalam menujukan masalah perilaku poses. Pertama adalah untuk kelompok untuk menujukan kesalahan. Kedua untuk anggota kelompok bertanya untuk berubah pada peningkatan performa kelompok dan mencapai tujuan lebih dari pada menyakiti personal. Ketiga adalah untuk kelompok lainnya untuk focus pada peningkatan performance dan mencapai tujuan lebih dari pada menyatakan setiap kegagalan orang lain. Akhirnya, yang sangat penting untuk memberi selamat kepada anggota kelompok siapa yan mengatakan untuk berubah, kapan berubah, yang mana dapat melambat dalam datang, dan benar-benar terjadi. Komunikasi anggota adalah pada hati dari prestari kelompok yang efektif. Komunikasi yang efektif memungkinkan kelompok untuk mengalamatkan masalah yang menjadi penghalang untuk koordinasi aktivitas anggota. Ini artinya dimana anggota perusahaan mendukung pada semua kekuatan lainnya. Ini bagaimana konflik dan keuntungan adalah dialamatkan pada kalkuan yang positif. Ini bagaimana memberikan pengakuan untuk kelompok lainnya.Hubungan anggota adalah karakteristik dengan komunikasi. Jika interaksi adalah task-orinted, discussion akan menjadi kira-kira memerlukan aktivitas untuk mencapai tujuan kelompok dan bagaimana anggota akan kelakuan aktivitas lainnya. Dengan kata lain, proses perencanaan tim. Jika angota kelompok tidak berorientasi pada tugasnya, mereka mungkin mendiskusikan dari setiap variasi topic. Pada kasus lainnya, pengamatan pada hubungan komunikasi. Struktur komunikasi diantara anggota kelompok sangat diharapkan. Variasi dalam frequensi pengiriman dan penerimaan pesan tidak merugikan pada performa kelompok sepanjang perbedaan dalam jumlah pembicaraan yang tidak begitu baik. Ketika perbedaan datang sangat baik, ini ketika beberapa anggota kelompok berbicara dan membicarakan pada seringnya dan berbicara lainnya dan dengan jarangnya pada pembicaraan yang ekstrim tidak semua, performa kelompok seperti menjadi negative dibuat-buat. Ukuran kelompok dapat mempunyai pengeruh pada performance kelompok salah satunya secara langsung atau tidak langsung kepada beberapa proses yang meliputi tingkat partisipasi anggota, kesulitan dari mencapai consensus, dan tantangan pada kepemimpinan. Dengan luas pembicaraan , sebagai ukuran kenaikan–kenaikan kelompok, sumber daya yang ada untuk kelompok. Meningkatnya sumber daya dapat bermaksud pada besarnya keahlian kelompok, ilmu pengetahuan, dan dari pengalaman untuk digambarkan. Lingkungan kelompok selalu berpengaruh. Satu kelompok melaksanakan dalam lingkungan, secara umum besarnya organisasi , kadang memiliki investasi yang baik pada kelompok menuju kebarhasilan tujuan. Lingkungan dapat mempengeruhi performance kelompok. Banyak factor dalam lingkungan kelompok dapat fasilitas atau menghalangi performance kelompok. Ini sering khusus untuk keterangan tertentu kelompok. Ada 4 cara dalam memilih lingkungan kelompok dapat mempengaruhi performance dalam kekhususan pada tujuan kelompok dan tingkat kualitas pengharapan; pada penyediaan sumber daya, meliputi personil untuk mengejar tuuan; pada tingkat dukungan untuk mengarahkan proses tujuan kelompok; dan pada evaluasi dan penghargaan untuk produk yang menghasilkan dari tujuan kelompok menuju keberhasilan. Pengaruh nya membutuhkan untuk menjadi pertimbangan sebagai kelompok menciptakan dan memproses tujuan, sejak masing-masing dapat secara signifikan mempunyai pengaruh yang kuat pada performance kelompok.